Samenwerkingsovereenkomst 1 januari 2019

Samenwerkingsovereenkomst Trombosediensten/ Antistollingscentra en de Cliëntenraad Trombosediensten

Preambule: De aanleidingen om deze samenwerkingsovereenkomst op te stellen zijn verschillend. In de eerste plaats zijn er de afgelopen paar jaar veel veranderingen bij de organisaties, waarvoor de CTDNederland de cliëntenraad is. In de tweede plaats wordt de WMCZ op korte termijn vernieuwd. Tot slot zijn de afspraken die vroeger bij het ontstaan van de CTDNederland zijn gemaakt met de Trombosediensten niet meer passend in deze tijd en ook juridisch niet meer adequaat. Omdat het op dit moment niet duidelijk is of de nieuwe WMCZ per 1-1-2019 of 1-1-2020 in werking treedt is een voorlopige overeenkomst gezien de andere aanleidingen noodzakelijk. Omdat er veel is veranderd en naar verwachting nog zal veranderen voor patiënten, die afhankelijk zijn van een antistollingsbehandeling, is zekerheid over het voortbestaan van CTDNederland van belang. Een aangepaste overeenkomst is noodzakelijk voor ons om goed ons werk te kunnen blijven doen. Door middel van deze overeenkomst wordt duidelijk welke organisaties de CTDNederland als hun cliëntenraad willen behouden of een eigen cliëntenraad gaan instellen. De voor CTDNederland benodigde afspraken om te kunnen functioneren (o.a. over ondersteuning door een KBG en de benodigde financiële middelen) worden in deze samenwerkingsovereenkomst vastgelegd. Zodra de nieuwe WMCZ is vastgesteld in de Eerste Kamer wordt door de CTDNederland met inschakelen van externe deskundigheid de samenwerkingsovereenkomst aangepast. Die aanpassing wordt ter vaststelling aan de organisaties waarvoor we cliëntenraad zijn voorgelegd.

Paragraaf 1: Begripsbepaling
Artikel 1 In deze samenwerkingsovereenkomst wordt verstaan onder:
1. Zorgaanbieder ………(naam) te ------(plaats), de rechtspersoon die de organisatie in stand houdt, de diensten verleent aan de cliënten en daartoe is toegelaten op grond van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZ). De zorgaanbieder wordt vertegenwoordigd door de directie/raad van bestuur.
2. Directie/raad van bestuur Het orgaan of de persoon/personen die belast zijn of is met de leiding van de organisatie en met de coördinatie van de beleidsvoering. De directie/raad van bestuur vertegenwoordigt de zorgaanbieder in het overleg met de Cliëntenraad. De directie/raad van bestuur kan deze taak met bijbehorend mandaat delegeren aan een locatiedirecteur of manager van die organisatie.
3. Cliënten De natuurlijke personen ten behoeve van wie de zorgorganisatie werkzaam is.
4. Cliëntenraad Het op basis van artikel 2 van de huidige WMCZ (Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen) door de zorgaanbieder ingestelde orgaan dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten behartigt. De Cliëntenraad bestaat uit minimaal 6 leden. Een meerderheid van de leden van de Cliëntenraad bestaat uit cliënten van een van de aangesloten trombosediensten/antistollingscentra. De leden van de Cliëntenraad hebben zitting in de raad voor een periode van vier jaar, met een eventuele verlenging van nog eens vier jaar.
5. Klankbordgroep De Cliëntenraad wordt ondersteund door een Klankbordgroep die uit minimaal vijf leden en maximaal zeven leden bestaat. In de Klankbordgroep hebben leidinggevenden van diverse trombosediensten/antistollingscentra zitting en de directeur van de Federatie Nederlandse Trombosediensten. De Klankbordgroep is bij tenminste twee vergaderingen van de Cliëntenraad per jaar aanwezig en kan tussentijds ter advisering aan de Cliëntenraad zijn mening weergeven. De leden van de klankbordgroep worden door de Trombosediensten/Antistollingscentra benoemd. De Trombosediensten/antistollingscentra verplichten zich leden voor de klankbordgroep aan te dragen.
6. Samenwerkingsovereenkomst Dit document, waarin de directie/raad van bestuur en de Cliëntenraad hun afspraken vastleggen.
7. Huidige wet WMCZ en toekomstige wet WMCZ. De zorgaanbieder, die de Cliëntenraad door deze samenwerkingsovereenkomst erkent als cliënt vertegenwoordiging als bedoeld in de huidige en toekomstige WMCZ, verplicht zich naar de Cliëntenraad de bepalingen in de huidige en toekomstige WMCZ uit te voeren alsmede de aanvullende bepalingen, die in deze overeenkomst zijn opgenomen. De Cliëntenraad, als onderdeel van de zorgaanbieders die deze samenwerkingsovereenkomst ondertekenen, verplicht zich eveneens de bepalingen in huidige en toekomstige WMZC uit te voeren alsmede de aanvullende bepalingen als in deze overeenkomst benoemd.

Paragraaf 2: De vergaderingen en bedrijfsbezoeken
Artikel 2 1. De Cliëntenraad komt tenminste zes keer per jaar bijeen volgens een door de leden in onderling overleg jaarlijks vast te stellen vergaderrooster, waarin tevens de vergaderingen met de Klankbordgroep worden opgenomen.
2. Jaarlijks bezoeken één of twee leden van de Cliëntenraad na overleg over data en inhoud van het te voeren overleg de aangesloten trombosediensten/antistollingcentra. Ten behoeve van een hoogkwalitatief en door de WMCZ bedoeld structureel overleg, rekent de Cliëntenraad daarbij op de aanwezigheid van de verantwoordelijke manager/directeur/lid Raad van Bestuur of een door deze volledig gemandateerd vertegenwoordiger . Indien mogelijk en/of wenselijk worden vooraf gespreksonderwerpen per mail of brief kenbaar gemaakt door de Cliëntenraad en de betreffende zorgaanbieder.
Artikel 3 1. De Cliëntenraad benoemt uit zijn midden een voorzitter, een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functie van secretaris en penningmeester kan in een persoon gecombineerd worden. De agenda voor de interne vergadering van de Cliëntenraad wordt opgesteld door de vicevoorzitter van de Cliëntenraad, in overleg met de voorzitter.
2. De vergadering wordt door de vicevoorzitter per mail bijeengeroepen, tenminste twee weken voordat de vergadering wordt gehouden. De vicevoorzitter regelt daarvoor ook de vergaderlocatie en voegt bij de oproep de agenda en de bijbehorende stukken toe of verwijst daarnaar.
3. Van de vergaderingen wordt een verslag opgesteld. Met het opstellen van het verslag van de vergadering wordt een ambtelijk secretaris belast, welke tevens zorgdraagt voor de vervaardiging van een actielijst en eventueel aanvullende informatie.

Paragraaf 3: Afspraken betreffende informatie
Artikel 4 1. De zorgaanbieder verstrekt de Cliëntenraad tijdig en desgevraagd schriftelijk en/of mondeling alle inlichtingen en gegevens die de Cliëntenraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft, waaronder alle informatie die in de huidige en toekomstige WMCZ is genoemd.
2. De zorgaanbieder geeft tijdens het bedrijfsbezoek van leden van de Cliëntenraad informatie over het beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en dat in het komend tijdvak zal worden gevoerd.
3. De zorgaanbieder verstrekt jaarlijks twee maanden vóór het einde van het kalenderjaar een overzicht van de te verwachten adviesaanvragen in het komend kalenderjaar. Wanneer er geen adviesaanvragen zijn voorzien, vervalt deze verplichting. Indien zich belangrijke veranderingen/aanpassingen in het komend kalenderjaar zullen voordoen, zorgt de zorgaanbieder voor die documenten en notities die de Cliëntenraad nodig zal hebben voor het vaststellen van zijn werkplan.
4. De Cliëntenraad ontvangt jaarlijks voor 1 september het jaarverslag van het afgelopen jaar waarin ook klachten en de afhandeling daarvan zijn vermeld.

Artikel 5 1. De zorgaanbieder draagt er zorg voor dat cliënten en medewerkers geïnformeerd worden over het werk van de Cliëntenraad via folders, de website van de organisatie en in informatiebijeenkomsten van de zorginstelling met haar cliënten.
2. De Cliëntenraad plaatst op zijn website van hun vergaderingen een kort verslag van zijn vergaderingen dat voor eenieder toegankelijk is.

Artikel 6 1. De leden van de Cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie over cliënten en over situaties die zij vernemen tijdens hun werkzaamheden voor de Cliëntenraad. Deze geheimhouding geldt ook voor alle aangelegenheden ten aanzien waarvan de zorgaanbieder hun geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen. Geheimhouding betreft tevens de ambtelijk secretaris die de verslagen maakt voor de Cliëntenraad. Het voornemen om geheimhouding op te leggen wordt zoveel mogelijk vóór de bespreking van de betrokken aangelegenheid meegedeeld. Degene die de geheimhouding oplegt, deelt daarbij tevens mee, welke schriftelijk of mondeling verstrekte gegevens onder geheimhouding vallen en hoe lang deze dient te duren, alsmede of er personen zijn ten aanzien van wie de geheimhouding niet in acht behoeft te worden genomen.
2. Vertrouwelijke informatie uit een bepaalde trombosedienst/antistollingscentrum mag door de Cliëntenraad niet worden bekend gemaakt aan andere zorgaanbieders.
3. De plicht tot geheimhouding vervalt niet door beëindiging van het lidmaatschap van de Cliëntenraad.
4. De Cliëntenraad kan de Commissie van Vertrouwenslieden verzoeken de opgelegde geheimhouding op te heffen, op grond van het feit dat de zorgaanbieder bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot het opleggen van geheimhouding had kunnen besluiten.

Paragraaf 4: Bevoegdheden van de Cliëntenraad (uitgaande van in ieder geval alle in de WMCZ genoemde bevoegdheden)
Artikel 7 1. De Cliëntenraad is bevoegd de zorgaanbieder (ongevraagd) te adviseren over alle onderwerpen, die voor de cliënten van belang zijn.
2. De zorgaanbieder neemt geen, van een schriftelijk door de Cliëntenraad gedaan advies, afwijkend besluit dan nadat dit besluit tenminste éénmaal in een overleg aan de orde is geweest.
3. De zorgaanbieder laat de Cliëntenraad schriftelijk weten dat een door de Cliëntenraad schriftelijk afgegeven advies toch niet geheel of ten dele wordt overgenomen, met opgave van redenen.
4. Wanneer de Cliëntenraad een schriftelijk advies uitbrengt over één van de onderwerpen genoemd in artikel 8, neemt de zorgaanbieder geen van dat advies afwijkend besluit, tenzij men het besluit moet nemen op grond van een wettelijk voorschrift, of nadat de Commissie van Vertrouwenslieden heeft vastgesteld dat de zorgaanbieder, bij afweging van de betrokken belangen, in redelijkheid het voorgenomen besluit kan nemen.

Artikel 8 1. De zorgaanbieder stelt de Cliëntenraad conform de huidige WMCZ in ieder geval in de gelegenheid advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat de organisatie betreft over:
a) een wijziging van de doelstelling of grondslag;
b) het overdragen van de zeggenschap of fusie aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere instelling;
c) de gehele of gedeeltelijke opheffing van de organisatie, verhuizing of ingrijpende verbouwing;
d) een belangrijke wijziging in de instelling;
e) een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere werkzaamheden;
f) het benoemen van personen die rechtstreeks de hoogste zeggenschap zullen uitoefenen bij de leiding van arbeid in de organisatie;
g) het algemeen beleid inzake toelating van cliënten en de beëindiging van de zorgverlening aan cliënten.
2. De zorgaanbieder stelt de Cliëntenraad in de gelegenheid conform de huidige WMCZ een verzwaard advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit dat de instelling betreft over:
a) het algemeen beleid op het gebied van veiligheid;
b) het algemeen beleid op het gebied van gezondheid en hygiëne;
c) de systematisch bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van de aan de cliënten verleende zorg;
d) de vaststelling of wijziging van een regeling inzake de behandeling van klachten van cliënten;
e) wijziging van het besluit tot instelling van een cliëntenraad, c.q. voorkeur geven aan een andere cliëntenraad;
f) vaststelling of wijziging van voor cliënten geldende regelingen;
g) toekenning of intrekking van bovenwettelijke bevoegdheden aan de cliëntenraad.
3. De zorgaanbieder neemt geen besluit over de in het tweede lid genoemde onderwerpen, wanneer de Cliëntenraad daar niet mee instemt, tenzij hij het besluit moet nemen op grond van een wettelijk voorschrift of nadat de Commissie van Vertrouwenslieden heeft vastgesteld dat de zorgaanbieder bij afweging van betrokken belangen in redelijkheid tot zijn voornemen heeft kunnen komen.
4. Alle adviezen worden op een zodanig tijdstip gevraagd, dat ze van wezenlijke invloed kunnen zijn op het te nemen besluit.
5. De zorgaanbieder legt het te nemen besluit schriftelijk, in duidelijke bewoordingen, ter advies voor aan de Cliëntenraad samen met een overzicht van:
a) de beweegredenen die aan het voorgenomen besluit ten grondslag liggen;
b) de gevolgen die een zodanig besluit voor cliënten zal hebben;
c) de naar aanleiding van het besluit te nemen maatregelen;
d) de status van het advies: verzwaard of gewoon adviesrecht.
6. De Cliëntenraad brengt het advies schriftelijk uit, binnen een door partijen afgesproken redelijke termijn na ontvangst van de adviesaanvraag van de directie/raad van bestuur.
7. Wanneer de Cliëntenraad niet binnen de in lid 6 genoemde termijn een advies heeft uitgebracht, wordt hij geacht geen gebruik te maken van zijn bevoegdheid. Dit is niet van toepassing indien een verlenging van de adviestermijn is overeengekomen.
8. Als de Cliëntenraad afziet van het uitoefenen van een adviesbevoegdheid stelt de cliëntenraad de zorgaanbieder hiervan zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van de adviesaanvraag op de hoogte.

Artikel 9 1. De Cliëntenraad kan informatie verstrekken aan cliënten over alle aangelegenheden die de cliëntenraad van belang acht.
2. De Cliëntenraad kan medewerkers van de trombosedienst/antistollingscentrum raadplegen of deskundigen van buiten de instelling om informatie, bijstand of advies vragen.

Paragraaf 5: Geschillenregeling
Artikel 10 1. Geschillen tussen de zorgaanbieder en de Cliëntenraad over de WMCZ en over de uitvoering van deze samenwerkingsovereenkomst zullen worden voorgelegd aan de Commissie van Vertrouwenslieden.
2. Bij inschakeling van de Commissie van Vertrouwenslieden stelt de zorgaanbieder, dan wel de Cliëntenraad de andere partij terstond op de hoogte.
3. De kosten voor inschakeling van de Commissie van Vertrouwenslieden worden gedragen door de zorgaanbieder.

Paragraaf 6: Duur van de overeenkomst en Tarieven
Artikel 11 1. De Cliëntenraad Trombosediensten Nederland wenst haar bevoegdheden en deskundigheid aan te bieden aan trombosediensten/antistollingscentra voor een periode van vier jaar, te beginnen per 1 januari 2019 en te handhaven tot 31 december 2022, tenzij een der partijen de wens te kennen geeft de samenwerkingsovereenkomst te willen beëindigen. In dat geval wordt een opzegtermijn van een jaar in achtgenomen. De beëindiging kan slechts plaatsvinden met ingang van een nieuw kalenderjaar.
2. Per kalenderjaar zal een financiële vergoeding worden gevraagd van € 500,-per instelling per jaar plus een vergoeding van € 0,04 per patiënt, gerekend vanaf 1 januari van het contractjaar, op basis van het aantal patiënten, zoals in het medisch jaarverslag van de Federatie Nederlandse Trombosediensten (FNT) genoemd in het jaar voorafgaand aan het contractjaar .
3. Betaling dient te geschieden op grond van een factuur opgesteld door de Federatie van Nederlandse Trombosediensten (FNT), binnen 30 dagen na ontvangst factuur.

Paragraaf 7: Slotbepalingen
Artikel 12 1. De samenwerkingsovereenkomst gaat in op 1 januari 2019 of op de datum van ondertekening door de Cliëntenraad en de zorgaanbieder.
2. Iedere wijziging van de samenwerkingsovereenkomst treedt pas in werking, nadat zowel de Cliëntenraad als de zorgaanbieder hiermee heeft ingestemd.
3. De samenwerkingsovereenkomst eindigt in elk geval per 31 december 2022.
4. De samenwerkingsovereenkomst zal – na inwerkingtreding – ieder jaar door de Cliëntenraad en de zorgaanbieder worden geëvalueerd. Uiterlijk 1 oktober van elk jaar maken de Cliëntenraad en de zorgaanbieder een afspraak over de wijze waarop de evaluatie plaatsvindt. De evaluatie kan ook onderwerp van gesprek zijn tijdens het jaarlijks bezoek van een of twee leden van de Cliëntenraad aan de zorgaanbieder.
5. Zowel de zorgaanbieder als de Cliëntenraad kunnen voorstellen doen ter verbetering/aanpassing van deze samenwerkingsovereenkomst.
6. Aangelegenheden die beide partijen raken, maar niet in de samenwerkingsovereenkomst zijn geregeld, worden behandeld in de geest van deze overeenkomst.

Aldus overeengekomen, (datum en plaats) ……………………………………………………….

De Zorgaanbieder..........................

Cliëntenraad …………………………………

J.P.H. Kroes voorzitter

H.J. van Teeffelen secretaris

Naar het overzicht